Records Continuum Model

Apa itu Records Continuum Model?

Records Continuum Model (Kennedy dan Schauder, 1998): adalah satu model pengelolaan arsip dengan pengendalian yang jelas sejak arsip tersebut tercipta sampai arsip tersebut dapat diakses oleh publik atau dipublikasikan. Model ini tidak berhenti sampai pada penyusutan (disposal) saja, seperti model Life Cycle of Records.

Terminologi :

A consistent and coherent regime of management processes from the time of creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping system), through to the preservation and use of records as archives. (suatu pedoman yang konsisten dan koheren dalarn proses pengelolaan arsip sejak penciptaannya dan sebelum penciptaan dalam rangka mencapai recordkeeping system sampai pada preservasi dan penggunaan arsip statis).

Records Continuum Diagram

Records Continuum Model ini di kembangkan oleh Records Continuum research Group dari Monash University. Lembaga yang dimotori oleh Professor Sue McKemmish telah menghasilkan puluhan laporan penelitian. Gagasan menghadirkan model ini antara lain didorong untuk memadukan dua profesi yang sebenarnya mempunyai wilayah garapan yang sama yakni records manager (ahli arsip dinamis) dan archivist (ahli arsip statis). Hanya saja, batas-batas wilayah bidang garapan kedua ahli terkadang sangat kaku, baik dari aspek teknis maupun teori.

Model records continuum bukan alternatif bagi life cycle of records.

The records continuum is not simply an alternative of the lift cycle ways of viewing the creations, maintenance, and disposition of records. Nor is it merely a metaphor for the integrated approaches to management that are needed, although it can serve this purpose. It is a concept which enables to view recordkeeping processes in an integrated fashion. Like any concept, however, it can be approached from different perspectives. Indeed, in a continuum the elements are by definitions indeterminate, so to view their for management purposes you have to set up a perspectives... (Records continuum bukan satu-satunya alternatif bagi life cycle untuk memandang penciptaan, penggunaan, dan penyusutan arsip. Records continuum juga bukan satu-satunya pengganti manajemen arsip terpadu yang harus digunakan, meskipun sebenarnya hal ini memungkinkan untuk itu. Records continuum adalah suatu konsep yang memberikan cara pandang bagaimana proses recordkeeping ada pada fashion yang terpadu. Seperti halnya konsep‑konsep yang lain, records continuum dapat dilihat dari pendekatan perspektif yang berbeda. Toh begitu, unsur-unsur dalam continuum juga terbatas sehingga untuk memandangnya sebagai manajemen, Anda harus membangun suatu perspektif).

Tiga perspektif dalam Model Records Continuum :

Pertama, Current Recordskeeping :

memandang pada apa yang harus dilakukan untuk menangkap (to capture) atau menciptakan suatu arsip dan menentukan konteks penciptaannya sehingga dapat ditemukan kembali (to be recalled), disajikan, dan didistribusikan selama arsip itu bernilai guna keberlanjutan.

Kedua, Regulatory Recordskeeping :

memandang bagaimana arsip-arsip dapat distandarisasikan, dikontrol, dan diawas.

Ketiga, Historical Recordskeeping :

menitikberatkan perhatian atas apa yang harus dilakukan untuk memelihara dan mengelola makna yang terkandung dalam suatu arsip sepanjang waktu.

Ketiga perspektif tersebut terkait dengan banyak tujuan untuk kepentingan organisasi pencipta atau masyarakat luas secara bersama-sama atau sepanjang waktu. Dari ketiga perspektif tersebut, tampak bahwa records continuum meletakkan keberadaan arsip secara integral, tidak membedakan salah satu secara terpisah sehingga arsip pada tahap penciptaannya secara simultan bernilai guna primer dan sekunder.

Records Continuum Model dan Life Cycle Of  Records

model records continuum merupakan gabungan antara first life cycle (records management) dan second life cycle (archives administrations). Model records continuum juga mengenal tahapan seperti pada life cycle, namun hanya sebagai titik acuan, bukan sebagai fungsi sebagaimana dalam records management system.

Records Continuum merupakan suatu model keberlanjutan dalam konstruksi ruang-waktu, bukan model kehidupan seperti life cycle.

Empat Poros Records Continuum Model :
•  poros identitas/otoritas (identity/authority)
•  kebuktian (evidentiality)
•  transaksi (transactionality),
•  entitas recordkeeping

Setiap poros terdiri atas empat koordinat yang dapat dihubungkan secara dimensional (dimensi 1: Create; dimensi 2: Capture; Dimensi 3: Organise; Dimensi 4: Pluralise).

Poros identitas (identity)

merepresentasikan pelaku (actor), unit kerja beserta pelaku lainnya (atau bisa actor itu sendiri), organisasi yang disatukan dengan unit kerja (atau dapat juga aktor atau unit kerja itu sendiri) dan gabungan dari ketiga unsur tersebut akan menampilkan identitas yang terlembagakan dalam situasi sosial yang lebih luas. ; poros ini merupakan identitas asal-usul struktural (structural provenance), serta otoritas dan tanggung jawab lembaga yang menciptakan dan menggunakan arsip. ; poros ini ini juga pada dasarnya berkaitan dengan dua hal, yaitu bahwa arsip statis (archives) harus dihubungkan dengan penciptanya (records creator), dan bahwa arsip merefleksikan otoritas dan tanggung jawab yang mendukung suatu tindakan (act).

Poros kebuktian (evidentiality)
terdiri atas tanda kebuktian dari sutau aktivirtas yang tercermin dalam arsip, dan memori organisasi serta memori kolektif.

Poros transaksional (transactionality),
merefleksikan tentang tindakan, aktivitas, tujuan, dan fungsi organisasi. Dalam poros ini, arsip dipandang sebagai cermin dari tindakan-tindakan dalam organisasi sehingga aktivitas-aktivitasdan tujuan organisasi terlihat dalam hubungan antara dokumen. Poros ini juga merefleksikan fungsi organisasi. 

Dimensi

Dimensi-dimensi dalam records continuum bersifat holistik, bahkan multidimensional. Dimensi pertama (creating trace) meliputi pelaku yang membuat keputusan dan yang mengkomunikasikan. Dalam dimensi ini dokumen belum dikomunikasikan (pre-communication system). Dimensi pertama, tindakan, komunikasi, dan keputusan harus didokumentasikan. Penciptaan dokumen harus mengandung isi, struktur, aturan, dan penempatan dokumen dalam konteks dan tindakannya serta memudahkan penemuan kembalinya. Selain itu juga harus menyimpan dokumen dan memberikan pengamanannya.

Dimensi kedua (capturing trace as records) meliputi penciptaan dokumen yang memiliki konteks dan mendukung kebuktian tindakan sosial dan organisasi yang bertanggungjawab. Dalam arsip kertas, dimensi, ini mirip filing management yang meliputi klasifikasi, coding dan retrieval. Pelaku pada dimensi pertama dan kedua antara lain desktop operator, manajer, maupun recordkeeping professionals. Dimensi kedua, proses recordkeeping dan sistemnya diimplementasikan menurut syarat-syarat desain, standar, dan model terbaik yang dibangun dalam dimensi ketiga dan keempat. Proses dan sistem yang diimplementasikan adalah penciptaan arsip pada saat tertentu dalam proses bisnis/organisasi, penciptaan dan pemeliharaan metadata yang dibutuhkan untuk menjamin kualitas arsipnya (yakni metadata yang menempatkan arsip‑arsip yang berhubungan dengan arsip-arsip lain dan menghubungkannya dengan aktivitas dan konteksnya), dan untuk mengelola penggunaannya (kelengkapanya, keakuratannya, dan kehandalannya) dan aksesibilitas setiap waktu, pendistribusian arsip untuk digunakan setiap waktu menurut ijin akses yang sesuai, dan pandangan pengguna serta penyimpanan dan pengamanan arsip sepanjang waktu.

Dimensi ketiga (organising the records as memory) terdiri atas pengorganisasian recordkeeping yang menyusun arsip statis sebagai memori bisnis dan fungsionalnya.  Dimensi ketiga (bersifat "ke dalam" untuk membentuk, mengelola, dan menyediakan akses bagi memori perusahaan atau organisasi) : berkenaan dengan identifikasi persyaratan personal dan perusahaan/organisasi bagi kebuktian pokok yang berfungsi sebagai memori personal atau perusahaan/organisasi, penyusunan metode recordkeeping pada asal seseorang atau perusahaan, pengembangan dasar-dasar pengetahuan organisasional dan skema klasifikasi yang mewakili konteks recordkeeping personal atau perusahaan, peletakan strategi tempat simpan dan migrasi arsip, serta pengembangan strategi akses menurut peraturan asal seseorang atau perusahaan secara khusus.

Dimensi keempat (pluralising the memory) menjelaskan tentang memori sosial, kesejarahan, dan kultural untuk tujuan sosial serta peran individu serta organisasi. Dimensi ketiga dan keempat dianggap sebagai dimensi kontrol, regulasi, standarisasi, dan pengawasan. Dimensi keempat (bersifat "ke luar," berkaitan dengan penyusunan memori kolektif lintas organisasi dan batas bukum): berkenaan dengan identifikasi atau rekaan masalah sosial dan budaya sebagai bukti utama yang berfungsi sebagai memori kolektif, penyusunan metode recordkeeping yang dapat membawa arsip diluar kehidupan organisasi atau personal, pengembangan dasar‑dasar pengetahuan dan skema klasifikasi yang mewakili konteks fungsional recordkeeping dan konteks stuktural yang paling luas, penempatan strategi tempat penyimpanan dan migrasi yang dapat membawa arsip di luar kehidupan organisasi atau personal, dan pengembangan strategi akses yang mengelola akses lintas hukum.

Records Continuum Model  dan  Document Imaging

Document imaging, yaitu a term applied to a group of technologies and processes whereby an image of a document is captured, stored and retrieved in elecironic form (suatu istilah yang diterapkan pada sekelompok teknologi dan prosesnya tempat suatu citra dokumen ditangkap, disimpan dan ditemukan kembali dalam bentuk elektronis).

Tiga (3) hal yang terkait antara document imaging dengan Records Continuum Model : (1) Secara tidak langsung arsiparis pada umumnya, telah menerapkan model ini karena arsiparis diberi tugas pokok, kewenangan, hak dan kewajiban dalam mengelola kearsipan. Arti kearsipan di sini meliputi arsip dinamis dan statis. Hal ini tentu saja sangat ideal dengan konsep records continuum karena konsep itu pada dasarnya menghendaki perpaduan antara records manager dan archivist. (2) Penerapan document imaging menghasilkan electronic files yang cocok dengan pendekatan ini. Hal ini bisa dilihat dari statement berikut:  "The records continum model offers an integrated approach to managing records, particularly electronic records. The integrated approach ensures that records can be managed appropriately throughout their existence". (Model records continuum membenikan pendekatan terpadu untuk mengelola arsip, khususnya arsip electronik. Pendekatan terpadu ini menjamin arsip tersebut dapat dikelola secara benar sampai pada eksistensinya). (3) Arsiparis di lembaga pemerintah otonom, terlibat dalam mendesain sistem recordkeeping, penilaian arsip sebelum atau pada saat penciptaan, dan penentuan kualitas media simpan arsip.

source : Machmoed Effendhie dalam kearsipan.fib.ugm.ac.id