Sedikit Hal Mengenai Daur Hidup Arsip
Tidak hanya manusia dan mahluk hidup lainnya, arsip pun memiliki daur hidup yang menjelaskan tentang siklus arsip tersebut bagi organisasi. Sedikit penjelasan sederhana dibawah ini diharapkan untuk menjelaskan apa itu siklus hidup arsip.
Seperti diketahui bahwa arsip memegang peranan penting dalam kerlancaran kegiatan organisasi/ lembaga/ institusi yaitu sebagai informasi dan sebagai pusat ingatan. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu :
| 1. | Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar |
| 2. | Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah |
| 3. | Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis |
| 4. | Dapat dijadikan bahan dokumentasi |
| 5. | Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya |
| 6. | Sebagai alat pengingat ( pusat ingatan ) |
| 7. | Sebagai alat penyimpanan warkat |
| 8. | Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan |
| 9. | Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi |
| 10. | Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi. |
| g-excess.com | |
Kegiatan kearsipan adalah proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan, yang intinya terangkum dalam tiga hal utama yaitu : Penciptaan, pemeliharaan dan permusnahan.
Penciptaan : Arsip hanya tercipta satu kali dalam hasil transaksi, penciptaan ini tidak lepas dengan instansi pencipta ( creating agency ), dimana setiap hal yang dilakukan oleh organisasi pasti akan menciptakan arsip.
Penggunaan : merupakan kegiatan distribusi arsip, sesuai dengan kebutuhan organisai tersebut dalam menindaklanjuti arsip. Dengan demikian terjadilah proses penggunaan arsip.
Pemusnahan : setelah sekian masa pemakaian arsip, perlu untuk ditindaklanjuti dengan pemusnahan. Pemusnahan harus dilakukan dengan mempertimbangkan kaidah-kaidah kearsipan serta analisis kebutuhan akan kegunaan arsip bagi organisasi. Tujuan pemusnahan adalah untuk mengurangi volume arsip, memisahkan arsip-arsip yang tidak memiliki nilai guna apapun dengan arsip yang memiliki nilai guna kepentingan organisasi. Sebelum memusnahkan arsip, diperlukan langkah-langkah penilaian sehingga akan ditemukan nanti arsip yang memiliki nilai permanent ( arsip statis ).
No comments:
Post a Comment